الفصل 8
المالية
يغطي هذا الفصل شاشات قسم المالية الثلاث: الغرامات والمحفظة والفواتير الشهرية، ومعها معالج الاستيراد المشترك وبطاقة الملخّص المالي داخل ملف المندوب.
يحتاجه الموظف عندما يريد معرفة ما على المندوب وما له لدى شركة التوصيل، أو عندما يسجّل قرار المكتب في غرامة، أو عندما يرفع ملفاً مالياً وصل من الشركة.
معظم الأرقام هنا تأتي من تقارير شركة التوصيل كما هي. المكتب لا يغيّر منها إلا حالة الغرامة وملاحظتها الداخلية ومبلغها.
قواعد عرض المبالغ في كل شاشات المالية:
- كل مبلغ يُكتب بخانتين عشريتين وبأرقام لاتينية (مثل 1,250.00) مهما كانت لغة الواجهة، وتليه وحدة العملة ر.س.
- المبلغ السالب يظهر بلون التحذير الأحمر ومعه إشارة السالب. السالب في المحفظة يعني أن المندوب مدين.
- الخانة التي لا قيمة لها تظهر بشرطة قصيرة، والصفر يظهر باهتاً في جدول الفواتير حتى لا يزاحم الأرقام الفعلية.
صلاحيات القسم (تُمنح من شاشة الأدوار والصلاحيات تحت مجموعة المالية):
| الصلاحية | ما تسمح به |
|---|---|
| المالية ← عرض | فتح الشاشات الثلاث، وقراءة الأرقام، والتصدير إلى CSV و Excel، ورؤية بطاقة الملخّص المالي في ملف المندوب |
| المالية ← استيراد | تنزيل قالب الاستيراد ورفع الملفات وتنفيذ الاستيراد |
| المالية ← إدارة | تغيير حالة الغرامة وملاحظتها ومبلغها، وحذف الغرامة |
في الأدوار الجاهزة: مدير النظام ومدير الأسطول يملكون الصلاحيات الثلاث، ومُدخِل البيانات يملك العرض والاستيراد فقط، والمُطّلِع يملك العرض فقط.
بوابة المندوب لا تحتوي حالياً على شاشة مالية، فالشاشات الموصوفة في هذا الفصل خاصة بموظفي المكتب.
31 قسماً19 دقيقة قراءة
8.1 الغرامات
الغرض
عرض كل غرامة سجّلتها هيئة النقل على مندوب: سببها ومبلغها وتاريخها، وأين وصلت عند المكتب (مفتوحة، معترَض عليها، مُلغاة، مخصومة).
المبلغ والتصنيف ورقم الفاتورة والشركة تأتي من تقرير شركة التوصيل. الحالة والملاحظة الداخلية يقرّرهما المكتب.
ما تراه في الشاشة
أزرار أعلى الشاشة
- تصدير Excel: ينزّل ملف Excel بالغرامات المطابقة للتصفية الحالية.
- استيراد الغرامات: يفتح صفحة الاستيراد (يظهر لمن يملك صلاحية الاستيراد فقط).
بطاقات الإحصاء
| البطاقة | معناها |
|---|---|
| إجمالي الغرامات | مجموع مبالغ الغرامات المطابقة للتصفية. تظهر بالأحمر إذا كان المجموع أكبر من صفر |
| عدد الغرامات | عدد الغرامات المطابقة للتصفية |
| غرامات هذا الشهر | مجموع غرامات الشهر الحالي من أول يوم فيه. هذا الرقم لا يتأثر بالتصفية، فهو دائماً عن الشهر الحالي |
| أعلى مندوب | اسم المندوب صاحب أكبر مجموع غرامات ضمن التصفية، وتحته مجموعه. إن لم توجد غرامات يظهر لا غرامات في هذه المدة |
البطاقات والرسمان يتبعون تصفية التاريخ والحالة والتصنيف. لا يتأثرون بحقلي المبلغ ولا بمربع البحث، فهذان يضيّقان الجدول فقط.
الرسوم البيانية
| الرسم | ما يعرضه |
|---|---|
| الغرامات شهريًا | عمود لكل شهر يمثل مجموع مبالغ الغرامات فيه داخل المدة المختارة |
| أعلى التصنيفات | أعلى ستة تصنيفات كلفةً داخل المدة المختارة، كل تصنيف بلون. الاسم الطويل يُختصر على المحور |
مرّر المؤشر فوق أي عمود لترى المبلغ بالريال. إن لم توجد بيانات يظهر داخل الرسم لا توجد غرامات تطابق هذه الفلاتر..
أعمدة الجدول
| العمود | الوصف |
|---|---|
| التاريخ | تاريخ المخالفة كما سجّلته الجهة. قابل للترتيب |
| المندوب | اسم المندوب، وتحته اسم الشركة كما ورد في التقرير. قابل للترتيب |
| التصنيف | نص المخالفة كما كتبته الجهة. ضع المؤشر عليه لقراءته كاملاً. قابل للترتيب |
| رقم الفاتورة | رقم الفاتورة لدى الجهة، وقد يكون فارغاً |
| المبلغ | قيمة الغرامة بالريال. قابل للترتيب |
| الحالة | شارة ملوّنة بحالة الغرامة. قابل للترتيب |
| إجراءات | زر القلم تغيير الحالة وزر حذف (لمن يملك صلاحية الإدارة فقط) |
الجدول يفتح مرتّباً من الأحدث إلى الأقدم، ويعرض كل التواريخ دون تحديد مدة.
عوامل التصفية
| العامل | الوصف |
|---|---|
| مربع البحث | مندوب أو رقم فاتورة أو تصنيف…. يبحث في اسم المندوب واسمه البديل والتصنيف ورقم الفاتورة واسم الشركة. إذا كتبت أرقاماً فقط طابق رقم المندوب بالضبط |
| الحالة | مفتوحة، معترَض عليها، مُلغاة، مخصومة |
| التصنيف | قائمة بكل التصنيفات المسجّلة فعلاً في النظام |
| من وإلى | مدة تاريخ الغرامة |
| أزرار المدة السريعة | هذا الشهر، الشهر الماضي، آخر ٣ أشهر، هذه السنة، كل المدة |
| المبلغ من والمبلغ إلى | حدّ أدنى وحدّ أعلى لمبلغ الغرامة |
الإجراءات
تغيير حالة غرامة أو إضافة ملاحظة
- في صف الغرامة اضغط زر القلم تغيير الحالة.
- تفتح لوحة جانبية بعنوان تفاصيل الغرامة وفيها اسم المندوب.
- اختر الحالة الجديدة.
- عدّل المبلغ (ر.س) إن لزم.
- اكتب ملاحظة داخلية إن أردت، مثل سبب الاعتراض أو رقم المراسلة.
- اضغط حفظ. تظهر رسالة تم تحديث الغرامة. وتتحدّث البطاقات والرسوم والجدول.
حذف غرامة
- في صف الغرامة اضغط زر حذف.
- يظهر السؤال حذف هذه الغرامة نهائيًا؟.
- أكّد بالضغط على حذف. تظهر رسالة تم حذف الغرامة..
تصدير الغرامات
- اضبط التصفية على ما تريد تصديره.
- اضغط تصدير Excel في أعلى الشاشة، أو تصدير CSV في شريط الجدول.
استيراد الغرامات
- اضغط استيراد الغرامات.
- اتبع خطوات المعالج المشروحة في القسم 8.4.
- للعودة اضغط العودة إلى القائمة.
الحقول
حقول لوحة تفاصيل الغرامة:
| الحقل | إلزامي | الوصف والقيم المسموحة |
|---|---|---|
| المندوب | للعرض فقط | اسم المندوب صاحب الغرامة، لا يمكن تغييره |
| الحالة | نعم | واحدة من: مفتوحة، معترَض عليها، مُلغاة، مخصومة |
| المبلغ (ر.س) | لا | رقم بخانتين عشريتين. إن تركته فارغاً بقي المبلغ كما هو |
| ملاحظة داخلية | لا | نص حر حتى 500 حرف. تظهر للمكتب فقط — لا تصل إلى المندوب. |
الحالات ومعانيها
| الحالة | اللون | المعنى |
|---|---|---|
| مفتوحة | أصفر | الحالة الابتدائية لكل غرامة جديدة، لم يُتخذ فيها قرار بعد |
| معترَض عليها | أزرق | المكتب قدّم اعتراضاً على الغرامة وينتظر نتيجته |
| مُلغاة | أخضر | أُسقطت الغرامة ولن تُحمَّل على المندوب |
| مخصومة | أحمر | خُصمت قيمة الغرامة من المندوب |
النظام لا يفرض ترتيباً بين الحالات. يمكنك الانتقال من أي حالة إلى أي حالة أخرى.
الاستيراد والتصدير
- التصدير: تصدير CSV وتصدير Excel. كلاهما يطبّق التصفية الحالية ويخرج كل الأعمدة: التاريخ، رقم المندوب، اسم المندوب، رقم الفاتورة، الجهة، التصنيف، المبلغ، العملة، الحالة، الملاحظة الداخلية.
- ملف Excel يحمل في رأسه اسم المنشأة والسجل التجاري والرقم الضريبي، ثم المدة وعدد السجلات، ثم ثلاثة أرقام: عدد السجلات وعدد المناديب والإجمالي. يتسع الملف لعشرة آلاف صف على الأكثر.
- في الملفات المصدَّرة تُكتب الحالات بصياغة مختلفة قليلاً عن الشاشة: قائمة بدل مفتوحة، ومُسقطة بدل مُلغاة.
- الاستيراد: انظر القسم 8.4.
قواعد وتنبيهات
- لا يمكن من هذه الشاشة تغيير المندوب أو التاريخ أو رقم الفاتورة أو التصنيف. هذه بيانات الجهة وتبقى كما وصلت.
- الغرامة تُميَّز بخمسة عناصر مجتمعة: المندوب، التاريخ، رقم الفاتورة، التصنيف، المبلغ. إذا عدّلت المبلغ إلى قيمة تجعل الغرامة مطابقة تماماً لغرامة أخرى مسجّلة، يرفض النظام الحفظ.
- كل تعديل أو حذف يُسجَّل في سجل النشاط باسم من قام به. تغيير الحالة والحذف يُسجَّلان بدرجة تحذير.
- الملاحظة الداخلية لا تظهر للمندوب في أي مكان.
- لا يوجد في الشاشة زر لإضافة غرامة واحدة يدوياً. الغرامات تصل بالمزامنة مع تقرير الشركة أو بالاستيراد من ملف.
- إذا تعذّر تحميل الأرقام تظهر رسالة تنبيه فوق البطاقات، ويبقى الجدول يعمل.
8.2 المحفظة
الغرض
الشاشة بعنوان محفظة المندوب، وتجيب عن سؤالين: أين يقف رصيد كل مندوب لدى شركة التوصيل الآن، وما الحركات التي أوصلته إلى هذا الرصيد.
المحفظة للقراءة فقط. لا يمكن كتابة رصيد أو حركة باليد، فالأرقام أرقام الشركة.
مفهومان أساسيان:
- اللقطة: قراءة لرصيد المندوب في يوم محدد. للمندوب لقطة واحدة في اليوم، واللقطات المتتالية ترسم تطوّر رصيده.
- الحركة: مبلغ أضيف إلى المحفظة أو خُصم منها في يوم محدد، ومعه ملاحظة الشركة عن السبب.
ما تراه في الشاشة
أزرار أعلى الشاشة
- تصدير Excel: يصدّر محتوى التبويب المفتوح حالياً (الأرصدة أو الحركات).
- استيراد المحفظة: يفتح معالج الاستيراد في لوحة جانبية (لمن يملك صلاحية الاستيراد).
بطاقات الإحصاء
هذه البطاقات تُحسب على كل المناديب، لا على الصفوف المعروضة في الصفحة فقط.
| البطاقة | معناها |
|---|---|
| مناديب لهم رصيد | عدد المناديب الذين لهم لقطة رصيد واحدة على الأقل. تحتها تاريخ أحدث لقطة بصيغة حتى … |
| صافي الأرصدة | مجموع أحدث رصيد لكل مندوب. أحمر إذا كان المجموع سالباً، وأخضر إذا لم يكن |
| أرصدة سالبة | عدد المناديب الذين رصيدهم الحالي أقل من صفر |
| المستحق على المناديب | مجموع الأرصدة السالبة وحدها، أي إجمالي ما يدين به المناديب |
التبويبان
| التبويب | ما يعرضه |
|---|---|
| الأرصدة | رسم تطوّر الرصيد ثم جدول بأحدث رصيد لكل مندوب |
| الحركات | جدول بحركات المحفظة مع تصفية بالتاريخ |
تبويب الأرصدة
| العمود | الوصف |
|---|---|
| المندوب | اسم المندوب وتحته رقمه. قابل للترتيب |
| الرصيد الحالي | أحدث رصيد مسجّل للمندوب. قابل للترتيب |
| حتى تاريخ | تاريخ اللقطة التي أُخذ منها الرصيد. قابل للترتيب |
الجدول يفتح مرتّباً من أسوأ رصيد إلى أفضله، فالمندوب الأكثر مديونية يظهر أولاً. يعرض مئة صف في الصفحة.
مربع البحث اسم المندوب أو رقمه يبحث في الاسم والاسم البديل، ويطابق رقم المندوب بالضبط إذا كتبت أرقاماً فقط.
رسم تطوّر الرصيد يبقى فارغاً مع العبارة اختر مندوبًا من الجدول لترى كيف تحرّك رصيده. إلى أن تختار مندوباً.
تبويب الحركات
| العمود | الوصف |
|---|---|
| التاريخ | يوم الحركة. قابل للترتيب |
| المندوب | اسم المندوب. قابل للترتيب |
| الملاحظة | ما كتبته الشركة عن سبب الحركة. ضع المؤشر عليها لقراءتها كاملة |
| المبلغ | قيمة الحركة بإشارتها. الموجب يبدأ بعلامة + وهو إضافة للمندوب، والسالب خصم عليه. قابل للترتيب |
عوامل التصفية في هذا التبويب: مربع البحث اسم المندوب أو كلمة من الملاحظة…، وحقلا من وإلى، وأزرار المدة السريعة.
التبويب يفتح على آخر ثلاثة أشهر، مرتّباً من الأحدث إلى الأقدم.
الإجراءات
عرض تطوّر رصيد مندوب
- افتح تبويب الأرصدة.
- اضغط على صف المندوب في الجدول. يتلوّن الصف المختار.
- يظهر في رسم تطوّر الرصيد خط يمثل كل لقطات هذا المندوب من الأقدم إلى الأحدث، ويظهر اسمه بجانب كلمة المعروض.
- مرّر المؤشر على الخط لترى الرصيد في كل تاريخ.
- لإلغاء الاختيار اضغط زر × إلغاء الاختيار.
عرض حركات مندوب واحد
- اختر المندوب من جدول الأرصدة كما سبق.
- انتقل إلى تبويب الحركات. يُضيَّق الجدول تلقائياً على حركات هذا المندوب، ويظهر اسمه في شريط التصفية.
- للعودة إلى كل المناديب اضغط × بجانب الاسم.
تصدير الأرصدة أو الحركات
- افتح التبويب الذي تريد تصديره.
- اضغط تصدير Excel في أعلى الشاشة، أو تصدير CSV في شريط الجدول.
استيراد ملف المحفظة
- اضغط استيراد المحفظة.
- اتبع خطوات المعالج في القسم 8.4. بعد انتهاء الاستيراد يتحدّث الجدولان تلقائياً.
الاستيراد والتصدير
- تصدير الأرصدة: التاريخ، رقم المندوب، اسم المندوب، الرصيد.
- تصدير الحركات: التاريخ، رقم المندوب، اسم المندوب، وصف الحركة، المبلغ.
- في ملف Excel تظهر المبالغ السالبة بلون التحذير، ويحمل الملف عدد السجلات وعدد المناديب والإجمالي.
- الاستيراد: ملف واحد يحمل إما أرصدة وإما حركات. النظام يتعرّف على النوع من عناوين الأعمدة. التفاصيل في القسم 8.4.
قواعد وتنبيهات
- الرصيد السالب هو الحالة الغالبة، ومعناه أن المندوب مدين لشركة التوصيل. لا تقرأ الرقم دون إشارته.
- لا يوجد في هذه الشاشة تعديل أو حذف لرصيد أو حركة.
- لا توجد في هذه الشاشة حدود أو سقوف للرصيد ولا تنبيهات عند تجاوز مبلغ معين. البطاقتان أرصدة سالبة والمستحق على المناديب هما وسيلة المتابعة.
- الأرصدة تصل مع المزامنة اليومية أو عبر الاستيراد. إن كان الجدول فارغاً تظهر العبارة لا توجد أرصدة بعد..
- المندوب الذي ليست له أي لقطة لا يظهر في جدول الأرصدة.
8.3 الفواتير الشهرية
الغرض
عرض كشف الشهر لكل مندوب كما تحسبه شركة التوصيل: ما استحقّه، وما خُصم منه من غرامات وخصومات، وصولاً إلى الصافي والضريبة.
الشاشة تعرض شهراً واحداً في كل مرة، وصفاً واحداً لكل مندوب.
ما تراه في الشاشة
أعلى الشاشة
- شارة باسم الشهر المعروض.
- تصدير Excel.
- استيراد الفواتير (لمن يملك صلاحية الاستيراد).
بطاقات الإحصاء
البطاقات تمثل الشهر كله، لا الصفحة المعروضة فقط.
| البطاقة | معناها |
|---|---|
| مناديب في الفاتورة | عدد المناديب الذين لهم كشف في هذا الشهر. تحتها مجموع الطلبات المكتملة للشهر |
| الدفعات | مجموع ثلاثة أعمدة: الدفعة الأساسية ودفعة المسافة وحافز 3PL FTR |
| الغرامات | مجموع أعمدة مجموعة الغرامات الثمانية |
| الخصومات | مجموع عمود إجمالي الخصومات |
| الصافي المستحق | مجموع عمود صافي FTR |
إذا ظهرت تحت البطاقة عبارة للصفوف المعروضة فالرقم محسوب من صفوف الصفحة الحالية فقط.
شريط التصفية
| العنصر | الوصف |
|---|---|
| مربع البحث | اسم المندوب أو رقمه. يبحث أيضاً في اسم العقد |
| شهر الفاتورة | اختيار الشهر والسنة. الشاشة تفتح على الشهر الحالي |
| أزرار المجموعات | الدفعات، الغرامات، الخصومات، الإجمالي. اضغط على مجموعة لإخفاء أعمدتها، واضغط ثانية لإظهارها |
الجدول
رأس الجدول من سطرين: اسم المجموعة ثم اسم العمود. العمود الأول المندوب ثابت عند التمرير الأفقي، وفيه اسم المندوب وتحته اسم العقد.
الجدول يفتح مرتّباً من أكبر المبلغ شامل الضريبة إلى أصغره، ويعرض خمسين صفاً في الصفحة.
آخر صف في الجدول هو إجمالي الشهر، وفيه مجموع كل عمود.
مجموعة الدفعات (ما يكسبه المندوب)
| العمود | شرحه |
|---|---|
| الطلبات المكتملة | عدد الطلبات التي أوصلها المندوب في الشهر. هذا عدد وليس مبلغاً، وعليه تُبنى أكثر بنود الاستحقاق |
| الدفعة الأساسية | الاستحقاق الأساسي عن طلبات الشهر قبل أي إضافة أو خصم |
| دفعة المسافة | ما يُدفع مقابل المسافات الطويلة زيادة على الدفعة الأساسية |
| حافز 3PL FTR | مكافأة الشركة على معدل إنجاز الطلب من أول محاولة |
| مستحق المندوب (أساسي) | نصيب المندوب من الدفعة الأساسية بعد قسمة الشركة |
| مستحق المندوب (تقييم) | الجزء المرتبط بتقييم المندوب الشهري، يرتفع وينخفض حسب شريحته |
مجموعة الغرامات (ما تحمّله الشركة للمندوب بسبب أدائه)
| العمود | شرحه |
|---|---|
| نسبة القبول | خصم لانخفاض نسبة قبول الطلبات عن الحد المشروط |
| نسبة الاتصال | خصم لعدم استجابة المندوب لمحاولات التواصل أثناء الوردية |
| الطلبات المرفوضة | غرامة رفض الطلبات المعروضة، وتُحسب باليوم لا بالطلب الواحد |
| التأخير | غرامة التأخر عن بدء الوردية أو عن التوصيل في الوقت الموعود |
| عدم الحضور | غرامة الوردية التي حجزها المندوب ولم يحضرها |
| عدم الحضور (مدن خاصة) | غرامة عدم الحضور بسعر أعلى في المدن التي تصنّفها الشركة خاصة |
| نسبة القبول اليومية | غرامة نسبة القبول محسوبة يوماً بيوم، وهي بند مستقل عن غرامة الشهر |
| أيام الغياب | غرامة الأيام التي لم يعمل فيها المندوب من الأيام التي يلزمه بها العقد |
مجموعة الخصومات (ما يُخصم لأسباب أخرى)
| العمود | شرحه |
|---|---|
| التجميع | تسوية الطلبات المحمولة معاً في رحلة واحدة، فلا تُحتسب كاملة مرتين |
| السيارة | ما يُخصم مقابل المركبة، إيجارها أو ما عليها |
| حد جوجل | تسوية سقف تكلفة خرائط جوجل التي تحمّلها الشركة على المندوب |
| إجمالي الخصومات | مجموع ما خُصم على المندوب في الشهر كما حسبته الشركة. يظهر بخط غامق |
مجموعة الإجمالي (الحساب الختامي)
| العمود | شرحه |
|---|---|
| رصيد المندوب | رصيد المندوب لدى الشركة عند إقفال الشهر |
| رصيد معلّق | الجزء الذي لم يُسوَّ بعد من الرصيد، ويُرحَّل إلى الشهر التالي |
| المبلغ قبل الضريبة | صافي المستحق قبل ضريبة القيمة المضافة |
| ضريبة القيمة المضافة | قيمة الضريبة على المبلغ كما أرسلتها الشركة |
| المبلغ شامل الضريبة | المبلغ النهائي شاملاً الضريبة، وهو الرقم الذي يُدفع فعلاً |
| صافي FTR | صافي مكافأة الإنجاز من أول محاولة بعد ما يقابلها من خصم. يظهر بخط غامق |
الإجراءات
عرض فواتير شهر معيّن
- في حقل شهر الفاتورة اختر الشهر والسنة.
- تتحدّث البطاقات والجدول وصف إجمالي الشهر فوراً.
تضييق الجدول
- اضغط على زر المجموعة التي لا تحتاجها، مثل الغرامات.
- تختفي أعمدتها من الجدول. البطاقات لا تتأثر.
- اضغط الزر نفسه مرة أخرى لإعادتها.
عرض فاتورة مندوب واحد
- اضغط على صف المندوب في الجدول.
- تفتح لوحة جانبية بعنوان فاتورة متبوعاً باسم المندوب.
- تجد فيها الشهر والعقد، ثم البنود كلها مقسّمة على المجموعات الأربع، كل بند بمبلغه ووحدة العملة.
- أغلق اللوحة للعودة إلى الجدول.
إعادة الشاشة إلى وضعها الأول
- اضغط مسح عوامل التصفية في شريط الجدول.
- يُمسح البحث ويعود الشهر إلى الشهر الحالي.
تصدير فواتير الشهر
- اختر الشهر.
- اضغط تصدير Excel أو تصدير CSV.
استيراد الفواتير
- اضغط استيراد الفواتير.
- اتبع خطوات المعالج في القسم 8.4.
الاستيراد والتصدير
- التصدير: الملف يحمل الشهر ورقم المندوب واسمه والعقد والطلبات المكتملة ثم كل الأعمدة المالية، حتى لو كانت بعض المجموعات مخفية على الشاشة.
- ملف Excel يحمل في أعلاه عدد المناديب ومجموع إجمالي الخصومات ومجموع المبلغ شامل الضريبة.
- الاستيراد: انظر القسم 8.4.
قواعد وتنبيهات
- الفواتير الشهرية تُملأ بالاستيراد. إن لم توجد بيانات للشهر تظهر العبارة لا توجد فواتير لهذا الشهر. وتحتها تُملأ الفواتير الشهرية بالاستيراد إلى أن يُعتمد مصدر التقرير..
- لكل مندوب كشف واحد في الشهر. إذا وصل كشف الشهر نفسه مرة أخرى واخترت الاستبدال، حلّ الجديد محل القديم بالكامل.
- كل الأرقام تُحفظ كما أرسلتها الشركة. النظام لا يحسب الضريبة ولا يعيد جمع الخصومات. نسبة ضريبة القيمة المضافة في المملكة 15%.
- قد ترسل الشركة الغرامات بأرقام موجبة في شهر وسالبة في شهر آخر. النظام يعرضها كما وصلت.
- لا يوجد في الشاشة تعديل أو حذف لسطر فاتورة. التصحيح يكون باستيراد ملف مصحَّح.
- أعمدة الجدول لا تُرتَّب بالضغط على عناوينها.
8.4 معالج استيراد ملفات المالية
الغرض
رفع ملف غرامات أو محفظة أو فواتير شهرية على ثلاث خطوات: الملف ثم المعاينة ثم النتيجة. لا يُكتب شيء في النظام قبل الضغط على تنفيذ الاستيراد.
الإجراءات
الخطوة الأولى: الملف
- اضغط تنزيل القالب إن لم يكن لديك ملف جاهز. القالب ملف Excel فيه الأعمدة المتوقعة وورقة إرشاد.
- اضغط على منطقة الرفع اختر ملف CSV أو Excel واختر الملف. يظهر اسمه وحجمه.
- لتغيير الملف اضغط × ثم اختر غيره.
- في عند وجود الصف مسبقًا اختر تخطّيه أو استبداله.
- فعّل أنشئها تحت إنشاء المناديب غير الموجودين في السجل فقط إذا كنت متأكداً من الأرقام.
- اضغط تحليل الملف.
الخطوة الثانية: المعاينة
- راجع البطاقات الست (انظر الجدول أدناه).
- راجع التنبيهات: أعمدة لا يعرفها المستورد وقائمة الصفوف التي بها أخطاء.
- راجع عيّنة الصفوف في الجدول.
- اضغط تنفيذ الاستيراد للمتابعة، أو إلغاء للعودة إلى الخطوة الأولى.
الخطوة الثالثة: النتيجة
- تظهر رسالة انتهى الاستيراد. وأربع بطاقات: أُضيفت، استُبدلت، تُخطّيت، فشلت.
- اضغط استيراد ملف آخر لبدء استيراد جديد.
الحقول
| الحقل | إلزامي | الوصف والقيم المسموحة |
|---|---|---|
| الملف | نعم | .csv أو .xlsx أو .xls. الشاشة تذكر حداً أقصى للحجم هو ٥ ميغابايت |
| عند وجود الصف مسبقًا | نعم | تخطّيه (الاختيار الابتدائي) أو استبداله |
| إنشاء المناديب غير الموجودين في السجل | لا | معطّل ابتدائياً. عند تفعيله يُنشأ مندوب جديد لكل رقم غير معروف |
بطاقات المعاينة
| البطاقة | معناها |
|---|---|
| صفوف الملف | كل صفوف الملف، المقروء منها وغير المقروء |
| صفوف مقروءة | الصفوف التي فهمها النظام. إن كانت صفراً يتعطل زر التنفيذ |
| جديدة | الصفوف المقروءة التي ليست مسجّلة من قبل وتخص مندوباً معروفاً |
| ستُستبدل | الصفوف الموجودة مسبقاً التي ستُستبدل |
| ستُتخطّى | الصفوف الموجودة مسبقاً التي ستُترك |
| صفوف بها أخطاء | الصفوف التي لم تُقرأ |
الفرق بين صفوف مقروءة وجديدة هو عدد الصفوف الموجودة مسبقاً أو التي تخص مناديب غير معروفين.
أسباب الخطأ في الصفوف
يظهر السبب بجانب رقم الصف برمز إنجليزي قصير:
| الرمز | المعنى |
|---|---|
| no_rider_id | الصف بلا رقم مندوب |
| bad_date | التاريخ مفقود أو غير مفهوم |
| bad_month | الشهر مفقود أو غير مفهوم (الفواتير الشهرية) |
| bad_amount | المبلغ أو الرصيد مفقود أو غير مفهوم |
| duplicate_in_file | الصف مكرر داخل الملف نفسه، فيؤخذ الأول ويُترك المكرر |
الاستيراد والتصدير
عناوين الأعمدة المقبولة
النظام يقبل عناوين القالب، وعناوين تقرير الشركة الإنجليزية نفسها، والعناوين العربية. ترتيب الأعمدة غير مهم.
| نوع الملف | الأعمدة الإلزامية | الأعمدة الاختيارية |
|---|---|---|
| الغرامات | رقم المندوب، التاريخ، التصنيف، المبلغ | رقم الفاتورة، الشركة، العملة، الحالة، ملاحظة داخلية |
| المحفظة: أرصدة | رقم المندوب، الرصيد، تاريخ اللقطة | لا يوجد |
| المحفظة: حركات | رقم المندوب، التاريخ، المبلغ | وصف الحركة |
| الفواتير الشهرية | رقم المندوب، الشهر | العقد، الطلبات المكتملة، وكل الأعمدة المالية المشروحة في القسم 8.3 |
الملف الذي ينقصه عمود إلزامي يُرفض كله، وتظهر رسالة خطأ تذكر العمود الناقص.
ما يحدث للصفوف الموجودة مسبقاً
| نوع الملف | متى يُعد الصف موجوداً | عند تخطّيه | عند استبداله |
|---|---|---|---|
| الغرامات | تطابق المندوب والتاريخ ورقم الفاتورة والتصنيف والمبلغ | يُترك كما هو | يُحدَّث اسم الشركة والعملة فقط. الحالة والملاحظة الداخلية لا تتغيران أبداً |
| أرصدة المحفظة | تطابق المندوب وتاريخ اللقطة | تبقى القراءة القديمة | تحل القراءة الجديدة محل القديمة |
| حركات المحفظة | تطابق المندوب والتاريخ والوصف والمبلغ | تُترك | تُترك أيضاً، فالحركة المطابقة لا شيء فيها يُحدَّث |
| الفواتير الشهرية | تطابق المندوب والشهر | يبقى الكشف القديم | يُستبدل الكشف كله. العمود الذي لا يحمله الملف الجديد يصبح فارغاً |
ما يحدث للمناديب غير المعروفين
- إذا بقي خيار الإنشاء معطّلاً: تُترك صفوفهم ولا تُستورد.
- إذا فعّلته: يُنشأ لكل رقم مندوب جديد بحالة نشط واسم مؤقت هو كلمة مندوب متبوعة برقمه، مع ملاحظة في ملفه بأن بياناته تحتاج إلى استكمال.
قواعد وتنبيهات
- المعاينة لا تكتب شيئاً. التنفيذ وحده يكتب.
- إذا طال الانتظار بين المعاينة والتنفيذ قد تظهر رسالة انتهت صلاحية المعاينة. حلّل الملف من جديد.. ارفع الملف وحلّله مرة أخرى.
- الغرامة الجديدة المستوردة تبدأ بحالة مفتوحة إذا كان عمود الحالة فارغاً أو مكتوباً بقيمة غير معروفة.
- تصحيح مبلغ غرامة في ملف جديد يصل كسطر جديد ولا يعدّل السطر القديم، فيبقى الرقمان ظاهرين حتى يقرّر المكتب.
- في ملف أرصدة المحفظة يجب أن يحمل الملف عمود تاريخ اللقطة، فالمعالج لا يحتوي على حقل لاختيار التاريخ.
- زر تنزيل القالب في المحفظة ينزّل قالب الأرصدة.
- كل استيراد منفَّذ يُسجَّل في سجل النشاط مع عدد ما أضيف واستُبدل وتُخطّي. تنزيل القالب يُسجَّل أيضاً.
- رسائل الخطأ المحتملة: صيغة غير مدعومة. استخدم CSV أو Excel (.xlsx).، حجم الملف أكبر من ٥ ميغابايت.، تعذّرت قراءة الملف.، لا تملك صلاحية هذا الإجراء.، تعذّر الوصول إلى الخادم..
8.5 بطاقة الملخّص المالي في ملف المندوب
الغرض
جمع أربعة أرقام عن المندوب في مكان واحد قبل اتخاذ أي قرار بشأنه: المحفظة، والغرامات، وآخر فاتورة شهرية، والسلف المفتوحة.
ما تراه في الشاشة
| البطاقة | معناها |
|---|---|
| رصيد المحفظة | أحدث رصيد للمندوب. أحمر إذا كان سالباً. تحته عدد الحركات خلال ٣٠ يوماً، أو تاريخ اللقطة إن لم توجد حركات |
| إجمالي الغرامات | مجموع كل غرامات المندوب بكل حالاتها، وتحته عددها |
| آخر فاتورة شهرية | المبلغ شامل الضريبة لأحدث شهر له كشف، وتحته اسم الشهر بصيغة صافي … |
| سلفة مفتوحة | المتبقي من سلف المندوب غير المنتهية، وتحته قيمة القسط القادم إن وُجد |
في رأس البطاقة ثلاثة أزرار: الغرامات، المحفظة، الفواتير. كل زر يفتح الشاشة المقابلة في قسم المالية.
قواعد وتنبيهات
- البطاقة للقراءة فقط.
- إن لم يكن للمندوب أي سجل مالي تظهر العبارة لا توجد سجلات مالية لهذا المندوب بعد..
- الأزرار الثلاثة تفتح الشاشات العامة دون تصفية على هذا المندوب. ابحث عن اسمه أو رقمه بعد فتحها.
أسئلة شائعة
لماذا لا يتغير رقم غرامات هذا الشهر عندما أغيّر المدة؟
لأن هذه البطاقة تعرض دائماً غرامات الشهر الحالي، بصرف النظر عن التصفية. بقية البطاقات والرسمان يتبعون التاريخ والحالة والتصنيف.
استوردت ملف الغرامات مرتين، فهل تكررت الغرامات أو عادت حالاتها إلى مفتوحة؟
لا. الغرامة المطابقة في المندوب والتاريخ ورقم الفاتورة والتصنيف والمبلغ لا تُضاف مرة ثانية، وحالتها وملاحظتها الداخلية لا يغيّرهما الاستيراد حتى لو اخترت استبداله.
رصيد المندوب سالب، فماذا يعني ذلك؟
يعني أن المندوب مدين لشركة التوصيل بهذا المبلغ. مجموع هذه الأرصدة السالبة يظهر في بطاقة المستحق على المناديب.
هل أستطيع تعديل رصيد محفظة أو سطر في فاتورة شهرية؟
لا. المحفظة والفواتير للقراءة فقط. التصحيح يكون باستيراد ملف مصحَّح مع اختيار استبداله.
لماذا أرى لا توجد فواتير لهذا الشهر.؟
لأن كشف هذا الشهر لم يُستورد بعد، أو لأنك اخترت شهراً غير الشهر المقصود. الشاشة تفتح على الشهر الحالي، فاختر الشهر الصحيح من شهر الفاتورة أو اضغط استيراد الفواتير.
ظهرت في المعاينة أرقام مناديب غير معروفين، فماذا أفعل؟
تأكد أولاً من أن الرقم صحيح وليس خطأ كتابة. إن كان المندوب جديداً فعلاً فأضفه من شاشة المناديب ثم أعد الاستيراد، أو فعّل خيار أنشئها ثم استكمل بياناته لاحقاً. إن تركت الخيار معطّلاً تُترك صفوفه دون استيراد.