شؤون المناديب اليومية

3.1 إجازات المناديب

المكان في القائمة

المناديب ← إجازات المناديب

الرابط

/admin/leaves

الصلاحية المطلوبة

إجازات المناديب: عرض. وللإجراءات صلاحيات مستقلة: إضافة، تعديل، حذف، اعتماد، إلغاء، طباعة، تصدير، صلاحية إعدادات الخطاب، والختم والتوقيع.

الغرض

تسجيل طلبات الإجازة التي يرفعها المكتب إلى شركة التوصيل، وإصدار خطاب رسمي لكل طلب، ثم تسجيل ما ردت به الشركة.
الطلب قد ينشئه الموظف من هنا، أو يرفعه المندوب نفسه من بوابته فيظهر في القائمة بعلامة من المندوب.

ما تراه في الشاشة

بطاقات الإحصاء (ست بطاقات):

أعمدة الجدول:

الترتيب الافتراضي بتاريخ الإجازة، الأحدث أولاً. يمكن الترتيب برقم الخطاب والمندوب والتاريخ والحالة وتاريخ الإنشاء.

عوامل التصفية: الحالة، النوع، المصدر (من المندوب أو المكتب)، من تاريخ، إلى تاريخ.
تصفية التاريخ تعرض كل إجازة تتقاطع أيامها مع المدة المختارة، وليس التي تبدأ فيها فقط.

البحث: باسم المندوب أو اسمه البديل أو رقمه أو رقم إقامته أو رقم الخطاب أو نص السبب.

في أسفل الشاشة سطر يذكّر بطريقة العمل: لكل طلب خطاب برقم متسلسل، يُعاين ويُطبع ويُحمَّل، ثم يُسجَّل رد الشركة.

الإجراءات

إنشاء طلب إجازة جديد (الرابط: /admin/leaves/new)

1. اضغط طلب إجازة جديد في أعلى الشاشة. يمكنك أيضاً الضغط على طلب إجازة من بطاقة الإجازات داخل ملف المندوب، فيُفتح النموذج والمندوب مختار مسبقاً.
2. في حقل المندوب اكتب جزءاً من الاسم أو الاسم البديل أو رقم المندوب أو رقم الجوال أو رقم الإقامة، ثم اختر المندوب من القائمة. تظهر أول 30 نتيجة فقط، فضيّق البحث إن لم تجده.
3. اختر من تاريخ. اترك إلى تاريخ كما هو إذا كانت الإجازة يوماً واحداً.
4. اختر نوع الإجازة. يُحسب عدد الأيام تلقائياً.
5. راجع سبب الإجازة. يُعبأ تلقائياً بالسبب الافتراضي من إعدادات الخطاب، ويمكنك تغييره.
6. اكتب فقرة السبب في نص الخطاب إن أردت صياغة خاصة، أو اتركها فارغة ليُستخدم النص التلقائي الظاهر باهتاً داخل الحقل.
7. اكتب ملاحظة داخلية عند الحاجة. لا تظهر في الخطاب.
8. تابع معاينة الخطاب في الجهة المقابلة. تتحدث المعاينة أثناء الكتابة.
9. اضغط إنشاء الطلب. ينتقل النظام إلى صفحة الطلب ويعرض رقم الخطاب الذي مُنح له.

عرض طلب (الرابط: /admin/leaves/<رقم الطلب>)

اضغط على أي صف في الجدول. تظهر بطاقة بيانات الطلب، وبطاقة ردّ الشركة، وبجانبهما بطاقة الخطاب بحجم A4.

تعديل طلب

1. افتح الطلب واضغط تعديل إذا كان الطلب بانتظار الرد، أو تعديل النص إذا سُجّل عليه رد.
2. عدّل الحقول المتاحة ثم اضغط حفظ.
3. قبل رد الشركة يمكن تعديل التاريخين والنوع والسبب والفقرة والملاحظة. بعد الرد يمكن تعديل النصوص فقط: السبب، فقرة السبب، الملاحظة الداخلية.
4. لا يمكن تغيير المندوب بعد إنشاء الطلب.

تسجيل رد الشركة (موافقة أو رفض)

1. افتح الطلب وانتقل إلى بطاقة ردّ الشركة.
2. اكتب ملاحظة على الرد (اختياري)، مثل طريقة وصول الرد وتاريخه.
3. اضغط تسجيل الموافقة أو تسجيل الرفض.
4. أكّد في السؤال الذي يظهر. تتغير الحالة ويُسجَّل اسمك وتاريخ الرد.

إلغاء طلب

1. افتح الطلب واضغط إلغاء الطلب ثم أكّد.
2. يبقى الطلب في السجل بحالة ملغاة. الإلغاء متاح للطلب بانتظار الرد وللطلب موافَق عليها.

حذف طلب

1. افتح طلباً بحالة بانتظار الرد واضغط حذف الطلب ثم أكّد.
2. الحذف نهائي. لا يمكن حذف طلب ردّت عليه الشركة، ألغِه بدلاً من ذلك.

معاينة الخطاب وطباعته وتحميله

1. افتح الطلب. تظهر معاينة الخطاب بالشعار وبيانات المندوب.
2. اضغط أيقونة التحديث لإعادة تحميل المعاينة عند الحاجة.
3. اضغط طباعة لطباعة الخطاب مباشرة.
4. اضغط تحميل PDF أو تحميل وورد لحفظ الملف. يُسمى الملف باسم المندوب ثم رقم الخطاب.
5. زرا التحميل يظهران لمن يملك صلاحية طباعة فقط. في صفحة الإنشاء تظهر المعاينة دون أزرار التحميل لأن الخطاب لم يُحفظ بعد.

الحقول

الحالات ومعانيها

إعدادات الخطاب

الرابط

/admin/leaves/settings · تُفتح من زر إعدادات الخطاب في شاشة الإجازات.الزر يظهر لمن يملك صلاحية الإعدادات. من يملك العرض فقط يرى الصفحة دون أزرار التعديل.

تتكون الصفحة من أربع بطاقات، وبجانبها نموذج الخطاب ببيانات افتراضية يتحدث بعد كل حفظ.

شعار الخطاب

1. اضغط رفع شعار مخصص واختر صورة. المقبول PNG أو JPG أو WebP حتى 2 ميغابايت.
2. لاستبداله اضغط استبدال الشعار.
3. للعودة إلى شعار المنشأة اضغط إزالة والعودة لشعار المنشأة.
4. إن لم يوجد شعار مخصص ولا شعار للمنشأة يبدأ الخطاب بالبسملة مباشرة.

إرسال الإجازة بالبريد

مفتاح واحد: لا يُرسل إيميل الإجازة إلا بملف مرفق.
عند تفعيله يبقى زر الإرسال في مراسلة الشركة معطلاً حتى يُرفق ملف الإجازة. عند إيقافه يمكن الإرسال بلا مرفقات.

الختم والتوقيع

1. هذه البطاقة متاحة لمن يملك صلاحية الختم والتوقيع فقط. غيره يرى رسالة تفيد بذلك.
2. ارفع صورة الختم وصورة التوقيع. المقبول PNG أو JPG أو WebP حتى 5 ميغابايت. تكفي صورة على ورق أبيض، ويُزال الورق تلقائياً.
3. بعد رفع الصورتين فعّل ختم وتوقيع خطابات الإجازة تلقائياً.
4. عند التفعيل تخرج الخطابات المحفوظة مختومة وموقعة في الطباعة وملف الوورد. عند الإيقاف تخرج بلا ختم لتُختم يدوياً.
5. حذف الختم أو التوقيع يوقف الختم التلقائي.

نصوص الخطاب

اضغط حفظ بعد التعديل.

الاستيراد والتصدير

• لا يوجد استيراد للإجازات.
• التصدير: اضغط تصدير CSV في شريط الجدول. يحتاج صلاحية تصدير. الملف يتبع التصفية الحالية ويحتوي: رقم الخطاب، رقم المندوب، المندوب، النوع، من، إلى، الأيام، السبب، الحالة، رد الشركة، المصدر، تاريخ الإنشاء.

قواعد وتنبيهات

• لا يُقبل للمندوب نفسه طلبان قائمان يتقاطعان في الأيام. تظهر رسالة للمندوب طلب آخر قائم في نفس الأيام مع رقم الخطاب المتعارض. الطلبات المرفوضة والملغاة لا تُحسب.
• رقم الخطاب يُمنح عند الحفظ، ويتسلسل داخل سنة تاريخ بداية الإجازة.
• رد الشركة بعد تسجيله لا يمكن تغييره. المتاح بعده هو الإلغاء فقط للطلب الموافق عليه.
• الختم يوضع على الخطاب إذا اجتمعت أربعة شروط: الخيار مفعّل، الصورتان مرفوعتان، المستخدم يملك صلاحية الختم والتوقيع، والطلب محفوظ بحالة بانتظار الرد أو موافَق عليها.
• نموذج الخطاب في صفحة الإعدادات يحمل علامة نموذج ولا يصلح كخطاب حقيقي.
• كل تحميل للخطاب وكل خطاب مختوم يُسجَّل في سجل النشاط.
• طلبات المناديب من البوابة: لا يستطيع المندوب طلب إجازة تبدأ في الماضي، ولا بعد أكثر من 90 يوماً، ولا أطول من 30 يوماً. المكتب غير مقيد بهذه الحدود. عند وصول طلب من مندوب يصل إشعار داخل النظام لمستخدمي لوحة الإدارة.
• المندوب يستطيع إلغاء طلبه ما دام بانتظار الرد. الإجازة الموافق عليها يلغيها المكتب.

3.2 غيابات المناديب

المكان في القائمة

المناديب ← غيابات المناديب

الرابط

/admin/absences

الصلاحية المطلوبة

غيابات المناديب: عرض. للاستيراد استيراد، ولكتابة الملاحظة والحذف إدارة.

الغرض

عرض ما سجلته شركة التوصيل من غياب على المناديب: مدته، سببه، وهل احتُسب مدفوعاً.
هذه الشاشة تختلف عن الإجازات. الإجازات هي خطابات المكتب، والغيابات هي سجل الشركة. والمهم هو موضع الاختلاف بينهما: غياب بلا خطاب إجازة، أو غياب غير مدفوع سيظهر خصماً في فاتورة الشهر.

ما تراه في الشاشة

بطاقات الإحصاء (أربع بطاقات): عدد الغيابات، مجموع الأيام، غياب غير مدفوع وتحتها عدد أيامه، عدد المناديب.
الأرقام تتبع التصفية والبحث، فما تراه في البطاقات يطابق ما في الجدول.

الرسمان البيانيان:

أعمدة الجدول:

الترتيب الافتراضي ببداية الغياب، الأحدث أولاً.

عوامل التصفية: من تاريخ، إلى تاريخ، السبب، الاحتساب (مدفوع أو غير مدفوع).
تصفية التاريخ تعرض كل غياب يتقاطع مع المدة المختارة.

البحث: باسم المندوب أو رقمه أو السبب، ويشمل أيضاً الحالة ونص الملاحظة الداخلية.

الإجراءات

كتابة ملاحظة داخلية على غياب

1. اضغط أيقونة القلم في صف الغياب.
2. تُفتح لوحة جانبية بعنوان ملاحظة المكتب على هذا الغياب.
3. اكتب الملاحظة، حتى 500 حرف.
4. اضغط حفظ. لمسح الملاحظة احذف النص ثم احفظ.

حذف سطر غياب

1. اضغط أيقونة سلة المهملات في الصف.
2. أكّد الحذف.
3. تنبّه: إن كان الغياب ما زال في تقرير الشركة فستعيده المزامنة القادمة.

فتح خطاب الإجازة المطابق

1. اضغط رقم الخطاب في عمود خطاب الإجازة.
2. تُفتح صفحة طلب الإجازة في شاشة الإجازات.

مصدر البيانات: المزامنة والاستيراد

تصل الغيابات بطريقتين:

• المزامنة: تُقرأ الغيابات يومياً من تقرير شركة التوصيل دون تدخل منك.
• الاستيراد من ملف: ترفع ملف Excel أو CSV من تقرير الشركة، أو ملفاً أعددته من القالب.

القواعد واحدة في الطريقتين. وكل ما في السطر ملك للشركة ويُعاد كتابته عند وصول نسخة أحدث، عدا ملاحظة داخلية فهي ملك المكتب ولا تمسها المزامنة ولا الاستيراد.

الاستيراد والتصدير

استيراد الغيابات (الرابط: /admin/absences/import)

1. اضغط استيراد الغيابات في أعلى الشاشة.
2. في خطوة الملف اضغط تنزيل القالب إن أردت ملفاً فارغاً بالأعمدة المتوقعة.
3. اختر الملف. الصيغ المقبولة: xlsx و xls و csv.
4. اختر ما يحدث عند وجود الصف مسبقًا: تخطّيه أو استبداله.
5. فعّل إنشاء المناديب غير الموجودين في السجل فقط إذا كنت متأكداً من الأرقام. الخيار معطل افتراضياً حتى لا يتحول رقم مكتوب خطأً إلى مندوب جديد.
6. اضغط تحليل الملف. تظهر خطوة المعاينة ولا يُكتب شيء بعد.
7. راجع الأعداد والتنبيهات، ثم اضغط تنفيذ الاستيراد، أو إلغاء للرجوع.
8. في خطوة النتيجة تظهر أعداد ما أُضيف وما استُبدل وما تُخطي. اضغط استيراد ملف آخر للبدء من جديد.

أعمدة الملف:

تُقبل عناوين الأعمدة بالعربية كما في القالب، وتُقبل عناوين التقرير الإنجليزية نفسها.

ما يحدث للصفوف:

يُعد الصف موجوداً مسبقاً إذا طابق رقم الغياب عند الشركة، وإن لم يحمل رقماً فبمطابقة المندوب مع البداية والنهاية.
المندوب الذي يُنشأ تلقائياً يُسجَّل باسم مؤقت مكون من كلمة مندوب ورقمه، وتُكتب في ملفه ملاحظة بأن بياناته تحتاج إلى استكمال.

التصدير:

• تصدير Excel في أعلى الشاشة: ملف تقرير منسق يحمل بيانات المنشأة وأربعة مؤشرات، منها بلا خطاب إجازة، ثم السطور بحسب التصفية الحالية.
• تصدير CSV في شريط الجدول: السطور نفسها كملف نصي.

قواعد وتنبيهات

• تحسب الشركة اليوم من أول لحظة فيه إلى آخر لحظة، فيصل الغياب ذو التسعة عشر يوماً برقم كسري قريب من 19. الشاشة تقربه إلى 19.
• خطاب الإجازة المطابق هو إجازة للمندوب نفسه تتقاطع أيامها مع الغياب، بحالة موافَق عليها أو بانتظار الرد.
• الحذف والاستيراد يُسجَّلان في سجل النشاط.
• داخل ملف المندوب بطاقة الغياب تعرض مجموع غيابه، وغياب هذه السنة، والأيام غير المدفوعة، وآخر خمسة غيابات.

3.3 السلف

المكان في القائمة

المناديب ← السلف

الرابط

/admin/advances

الصلاحية المطلوبة

سلف المناديب: عرض. ولكل خطوة صلاحية مستقلة: إضافة، اعتماد، رفض، صرف، إلغاء، تصدير. وللأقساط: أقساط السلف: عرض، تسجيل سداد، إعفاء، تصدير.

الغرض

دفتر السلف كاملاً: الطلب، ثم الاعتماد، ثم الصرف، ثم السداد بالأقساط.
كل خطوة مالية تطلب تأكيداً قبل تنفيذها، ولا يظهر زرها إلا لمن يملك صلاحيتها وفي الحالة التي تسمح بها.

ما تراه في الشاشة

بطاقات الإحصاء (ست بطاقات):

البطاقات تتبع تصفية الجدول نفسها.

أعمدة الجدول:

عوامل التصفية: الحالة، الشركة، المندوب، المتأخرة فقط، من تاريخ، إلى تاريخ.

البحث: برقم السلفة أو اسم المندوب أو رقم الهوية.

الإجراءات

طلب سلفة جديدة (الرابط: /admin/advances/new)

1. اضغط طلب سلفة.
2. اختر المندوب. يظهر رقم الهوية والشركة بجانب الاسم.
3. أدخل المبلغ وعدد الأقساط.
4. راجع سطر التقسيط المتوقع تحت النموذج. هو قسمة تقريبية للمراجعة، والجدول الفعلي يُحسب عند الصرف.
5. أكمل الحقول الاختيارية عند الحاجة.
6. اضغط حفظ الطلب. تُفتح صفحة السلفة بحالة قيد الطلب.

عرض سلفة (الرابط: /admin/advances/<رقم السلفة>)

1. اضغط على الصف أو على أيقونة العين.
2. تعرض الصفحة: هوية السلفة وحالتها، خمس بطاقات (المبلغ، المسدد، الرصيد المتبقي، الأقساط، أقساط متأخرة)، بطاقة إجراءات السلفة، تفاصيل السلفة، بيانات المندوب، ثم جدول الأقساط.

اعتماد سلفة

1. افتح سلفة بحالة قيد الطلب واضغط اعتماد، أو اضغط أيقونة الاعتماد في الجدول.
2. أكّد. تصبح الحالة معتمدة ويُسجَّل اسمك وتاريخ الاعتماد.

رفض سلفة

1. افتح سلفة بحالة قيد الطلب واضغط رفض.
2. اكتب سبب الرفض إن أردت. هو اختياري ويظهر في سجل السلفة وفي إشعار المندوب.
3. أكّد. لا يمكن التراجع عن الرفض.

صرف سلفة

1. افتح سلفة بحالة معتمدة واضغط صرف.
2. اختر طريقة الصرف: نقداً، تحويل بنكي، محفظة، أخرى.
3. راجع تاريخ الصرف. الافتراضي تاريخ اليوم.
4. أكّد. تصبح الحالة مصروفة ويُنشأ جدول الأقساط فوراً.
5. الصرف من أيقونة الجدول في شاشة القائمة يتم نقداً وبتاريخ اليوم. لاختيار طريقة أو تاريخ آخر افتح السلفة.

إلغاء سلفة

1. افتح سلفة بحالة قيد الطلب أو معتمدة واضغط إلغاء السلفة.
2. اكتب سبب الإلغاء إن أردت ثم أكّد. لا يمكن التراجع.
3. السلفة المصروفة لا تُلغى.

تسجيل سداد قسط

1. في جدول الأقساط اضغط أيقونة تسجيل سداد في صف القسط.
2. أدخل المبلغ المسدَّد، أو اتركه فارغاً لسداد المتبقي كاملاً.
3. راجع تاريخ السداد ثم أكّد.
4. إذا كان المبلغ أقل من المتبقي يصبح القسط سداد جزئي. إذا اكتمل يصبح مسدَّد.

إعفاء من قسط

1. اضغط أيقونة إعفاء من القسط في صف القسط.
2. اكتب سبب الإعفاء إن أردت، حتى 300 حرف، ثم أكّد.
3. يُشطب المبلغ من ذمة المندوب ولا يمكن التراجع.

الحقول

الحالات ومعانيها

حالات السلفة:

حالات القسط:

مستحق لم يُسدَّد منه شيء. سداد جزئي سُدد جزء منه. مسدَّد سُدد كاملاً. معفى أُعفي المندوب منه.

ألوان جدول الأقساط: المتأخر بالأحمر، ما يستحق خلال سبعة أيام بالبرتقالي، المسدد بالأخضر، وغير ذلك بلون محايد.
بجانب كل قسط غير مسدد عبارة توضح المدة: متأخر مع عدد الأيام، أو بعد مع عدد الأيام، أو يستحق اليوم.

الأقساط المستحقة

الرابط

/admin/advances/due · تُفتح من زر الأقساط المستحقة في أعلى شاشة السلف.

الصلاحية المطلوبة

أقساط السلف: عرض.

قائمة التحصيل: كل قسط لم يُسدَّد بعد، متأخراً كان أو قريب الاستحقاق، لكل المناديب. مرتبة بالاستحقاق، الأقرب أولاً.

البطاقات: أقساط مفتوحة، المتبقي عليها، منها متأخرة، قيمة المتأخر.

الأعمدة: الاستحقاق وتحته المدة، المندوب وتحته الشركة، السلفة وتحتها رقم القسط، المبلغ، المتبقي وتحته المسدد، الحالة، ثم الإجراءات.

عوامل التصفية:

• النافذة: خلال ٣٠ يوماً (الافتراضي)، خلال ٦٠ يوماً، خلال ٩٠ يوماً، خلال سنة.
• المتأخرة فقط، الشركة، المندوب.

الأقساط المتأخرة تظهر دائماً مهما كانت النافذة المختارة.

الإجراءات في كل صف: فتح السلفة، تسجيل سداد، إعفاء من القسط، بالخطوات نفسها المذكورة أعلاه.
للعودة اضغط دفتر السلف.

الاستيراد والتصدير

• لا يوجد استيراد للسلف.
• تصدير CSV في شاشة السلف يحتاج صلاحية سلف المناديب: تصدير.
• تصدير CSV في شاشة الأقساط المستحقة يحتاج صلاحية أقساط السلف: تصدير.
• الملف يتبع التصفية الحالية.

قواعد وتنبيهات

• رقم السلفة يتسلسل داخل السنة.
• عند الصرف يُقسَّم المبلغ على عدد الأقساط، ويُضاف الكسر إلى القسط الأخير، فيكون مجموع الأقساط مساوياً للمبلغ تماماً.
• الأقساط شهرية: كل قسط بعد الذي قبله بشهر. إذا كان اليوم غير موجود في الشهر التالي استُخدم آخر يوم فيه.
• لا يُقبل سداد أكبر من المتبقي على القسط. تظهر رسالة المبلغ أكبر من المتبقي على هذا القسط.
• القسط المسدد بالكامل لا يقبل تعديلاً ولا إعفاء.
• حالة السلفة تتغير تلقائياً مع الأقساط: تصبح قيد السداد بعد أول سداد أو إعفاء، ومسدَّدة عندما تكتمل كل الأقساط.
• عند الاعتماد أو الرفض يصل المندوب إشعار داخل النظام ورسالة بريد بالقرار.
• إذا لم يظهر أي زر في بطاقة إجراءات السلفة فالسبب أن حالتها لا تسمح بإجراء، أو أنك لا تملك صلاحيته.
• لا توجد شاشة لتعديل بيانات السلفة بعد حفظها. إن كان الطلب خاطئاً فألغه وأنشئ طلباً جديداً.

3.4 طلبات تعديل البيانات

المكان في القائمة

المناديب ← طلبات تعديل البيانات

الرابط

/admin/rider-change-requests

الصلاحية المطلوبة

بوابة المندوب: عرض طلبات التعديل. وللقبول والرفض مراجعة طلبات التعديل.

الغرض

مراجعة ما طلبه المناديب من بوابتهم: جوال أو بريد جديد، وثيقة مجددة، أو صورة شخصية.
لا يتغير شيء في ملف المندوب قبل الموافقة.

ما تراه في الشاشة

بطاقات الإحصاء: بانتظار المراجعة، مقبولة، مرفوضة.
كل بطاقة زر: اضغطها لتصفية الجدول بحالتها، واضغطها مرة أخرى لإلغاء التصفية.

تُفتح الشاشة على الطلبات قيد المراجعة لأنها العمل المطلوب. باقي الحالات تصل إليها بتغيير التصفية.

أعمدة الجدول:

عوامل التصفية: الحالة، نوع الطلب، نوع الوثيقة، من تاريخ، إلى تاريخ.

البحث: باسم المندوب أو رقمه.

إذا فُتحت الشاشة من ملف مندوب أو من محادثته تظهر شارة المندوب فقط برقمه. اضغط عليها لإظهار كل المندوبين.

الإجراءات

مراجعة طلب

1. اضغط على الصف أو على أيقونة العين. تُفتح لوحة جانبية بعنوان طلب التعديل مع رقمه.
2. راجع هوية المندوب وحالته. اضغط ملف المندوب لفتح ملفه.
3. اقرأ جدول مقارنة البيانات: الحقل، القيمة الحالية، القيمة المطلوبة.
4. في طلبات الصورة قارن الصورة الحالية بـالصورة المطلوبة.
5. افتح الملفات المرفقة لمعاينتها. يمكن تكبير الصورة أو فتح الملف في تبويب جديد.
6. اقرأ ملاحظة المندوب وسجل الطلب في قسم الملاحظات والسجل.

قبول طلب

1. في قسم القرار اكتب ملاحظة للمندوب إن أردت. هي اختيارية عند القبول.
2. اضغط قبول.
3. اقرأ سؤال التأكيد ثم اضغط نعم، قبول وتطبيق.
4. تُطبق التعديلات على ملف المندوب فوراً وتُغلق اللوحة.

رفض طلب

1. اكتب سبب الرفض في ملاحظة للمندوب. هي مطلوبة عند الرفض.
2. اضغط رفض ثم نعم، رفض الطلب.
3. تصل ملاحظتك إلى المندوب في بوابته، ولا يتغير شيء في ملفه.

الحالات ومعانيها

أنواع الطلبات وما يحدث عند القبول

أنواع الوثائق: الهوية / الإقامة، رخصة القيادة، الشهادة الصحية، بطاقة السائق، تصريح أجير، وثيقة أخرى.

قواعد وتنبيهات

• القيمة الحالية تُقرأ من ملف المندوب لحظة فتح اللوحة. إذا تغيرت بعد تقديم الطلب يظهر تنبيه تغيّرت بعد تقديم الطلب؛ كانت: مع القيمة القديمة. انتبه قبل الاستبدال.
• إذا كانت القيمة المطلوبة مساوية للحالية تظهر عبارة مطابقة للقيمة الحالية.
• في طلبات الهوية لا يُغيَّر رقم الهوية أبداً. تُطبق التواريخ والملفات فقط.
• إذا لم توجد في ملف المندوب وثيقة من النوع المطلوب يظهر تنبيه بذلك، وعند الموافقة تُحفظ الملفات كمرفقات دون تحديث بيانات وثيقة. لا تُنشأ وثيقة جديدة من الطلب.
• القبول لا يمكن التراجع عنه تلقائياً. لإعادة قيمة قديمة عدّل ملف المندوب يدوياً.
• إذا راجع موظف آخر الطلب قبلك، أو ألغاه المندوب، تظهر رسالة بأن الطلب لم يعد قيد المراجعة وتُحدَّث اللوحة.
• من يملك العرض دون المراجعة يرى رسالة بأنه لا يملك صلاحية القبول أو الرفض.
• للمندوب طلب واحد معلق من كل نوع في الوقت نفسه.

3.5 مشكلات المندوبين

المكان في القائمة

المناديب ← مشكلات المندوبين

الرابط

/admin/rider-issues

الصلاحية المطلوبة

بوابة المندوب: عرض البلاغات. وللرد وتغيير الحالة والإسناد وفتح محادثة إدارة البلاغات.

الغرض

صندوق محادثات مباشرة مع المناديب: ما رفعوه من بوابتهم من مشكلات واستفسارات، وما فتحه الفريق معهم.
بجانب اسم الشاشة في القائمة عداد بعدد المحادثات التي فيها رسائل غير مقروءة من المناديب.

ما تراه في الشاشة

بطاقات الإحصاء: مفتوحة، قيد المعالجة، غير مقروءة، تم حلها. كل بطاقة زر يصفي القائمة.

قائمة المحادثات: في كل صف اسم المندوب ورقمه، الموضوع، معاينة آخر رسالة، الوقت منذ آخر نشاط، عداد غير المقروء، الحالة، الأولوية إن كانت مرتفعة أو عاجلة، التصنيف، واسم المسؤول.
القائمة تتحدث تلقائياً عند وصول رسالة أو فتح محادثة جديدة.

أدوات القائمة:

• مربع البحث: بالموضوع أو اسم المندوب أو رقمه.
• أزرار المسؤول: الكل، المسندة إليّ، غير مُسندة.
• زر عوامل التصفية: يفتح الحالة، التصنيف، الأولوية، وخانة غير المقروءة فقط، وزر مسح عوامل التصفية.
• أزرار الصفحات: تظهر إذا زادت المحادثات على 30.

عوامل التصفية تبقى محفوظة ما دام التبويب مفتوحاً.

منطقة المحادثة (الرابط: /admin/rider-issues/<رقم المحادثة>)

على الشاشات العريضة تظهر القائمة والمحادثة متجاورتين. على الشاشات الضيقة تظهر المحادثة وحدها مع زر العودة إلى المحادثات.
في رأس المحادثة: اسم المندوب ورقمه، رقم المحادثة وموضوعها، الحالة، ومؤشر الاتصال (متصل أو جارٍ إعادة الاتصال…) أو المندوب يكتب….

الإجراءات

فتح محادثة والرد عليها

1. اضغط على المحادثة في القائمة.
2. اكتب ردك في مربع الكتابة. اضغط Enter للإرسال، و Shift مع Enter لسطر جديد.
3. تظهر تحت رسالتك حالتها: جارٍ الإرسال…، ثم تم الإرسال، ثم تمت القراءة عندما يقرؤها المندوب.
4. إذا فشل الإرسال تظهر لم تُرسل مع إعادة المحاولة وحذف.
5. لقراءة رسائل أقدم اضغط عرض الرسائل الأقدم.

إرفاق ملفات

1. اضغط إرفاق ملفات، أو اسحب الملفات وأفلتها في مربع الكتابة، أو الصق صورة.
2. المسموح حتى 10 ملفات في الرسالة، وحتى 25 ميغابايت للملف.
3. كل أنواع الملفات مقبولة عدا البرامج والسكربتات.
4. اضغط على أي مرفق لمعاينته داخل النظام: الصور بأدوات تكبير وتصغير، ومستندات PDF، والفيديو والصوت والملفات النصية. باقي الأنواع تُنزَّل.

إرسال رسالة صوتية

1. عندما يكون مربع الكتابة فارغاً يظهر زر تسجيل رسالة صوتية. اضغطه وتحدث.
2. يمكن إيقاف التسجيل مؤقتاً واستئنافه. اضغط إيقاف والاستماع لمراجعته.
3. اضغط إرسال الرسالة الصوتية، أو حذف التسجيل.
4. الحد الأقصى خمس دقائق. يتوقف التسجيل تلقائياً عند بلوغه.
5. يحتاج التسجيل إلى السماح بالميكروفون في المتصفح.
6. الرسائل الصوتية تُحوَّل إلى نص عند توفر الخدمة. اضغط عرض النص لقراءته، وإعادة المحاولة إن تعذر التحويل.

كتابة ملاحظة داخلية

1. فعّل مفتاح ملاحظة داخلية في مربع الكتابة.
2. اكتب الملاحظة واضغط حفظ الملاحظة الداخلية.
3. الملاحظة مرئية لفريق العمل فقط، وتظهر في المحادثة بشكل مميز. لن يراها المندوب، ولا تغير عداد غير المقروء عنده.

تغيير الحالة والأولوية والمسؤول

1. اضغط أيقونة تفاصيل المحادثة في رأس المحادثة. تُفتح لوحة فيها تبويبان: التفاصيل والملفات.
2. في قسم المعالجة غيّر الحالة أو الأولوية أو المسؤول. يُحفظ التغيير فوراً.
3. لإسناد المحادثة إلى نفسك اضغط إسنادها إليّ.
4. إذا رُفض التغيير تعود القيمة السابقة وتظهر رسالة بالسبب.

فتح محادثة جديدة مع مندوب

1. اضغط محادثة جديدة في أعلى الشاشة.
2. ابحث عن المندوب بالاسم أو رقم الهوية أو الجوال أو رقم المندوب، ثم اختره.
3. اختر التصنيف والأولوية.
4. اكتب الموضوع، بين 3 و 200 حرف.
5. اكتب الرسالة أو أرفق ملفاً واحداً على الأقل.
6. اضغط بدء المحادثة. تصل الرسالة إلى المندوب في بوابته فوراً، وتبدأ المحادثة بحالة قيد المعالجة.

تشغيل التنبيهات

1. اضغط زر التنبيهات متوقفة في أعلى الشاشة ليصبح التنبيهات مفعّلة.
2. عند وصول رسالة من مندوب والتبويب في الخلفية يصدر صوت، ويومض عنوان التبويب، ويظهر إشعار على سطح المكتب إن سمح المتصفح.

لوحة التفاصيل

• بطاقة المندوب: الاسم والرقم والحالة والجوال والشركة والمدينة، مع روابط ملف المندوب، طلبات التعديل، كل محادثاته.
• المحادثة: التصنيف، الحالة، الأولوية، المسؤول، من فتحها (المندوب أو فريق العمل)، تاريخ الإنشاء، آخر نشاط، تاريخ الحل، تاريخ الإغلاق، عدد الرسائل.
• تبويب الملفات: كل مرفقات الرسائل المحملة، الأحدث أولاً، مع زر تنزيل لكل ملف.

الحالات ومعانيها

الأولويات: منخفضة، عادية، مرتفعة، عاجلة. الأولوية عاجلة يحددها الفريق فقط.

التصنيفات: الحساب، الأداء، صور الحضور، المستحقات، المركبة، التطبيق، أخرى.

قواعد وتنبيهات

• أول رد عام من الفريق على محادثة مفتوحة يحولها تلقائياً إلى قيد المعالجة. الملاحظة الداخلية لا تغير الحالة.
• الفريق يستطيع الرد على محادثة مغلقة. المندوب لا يستطيع.
• لا يمكن إسناد المحادثة إلا إلى مستخدم نشط.
• تُعد المحادثة مقروءة عندما تظهر آخر رسالة فيها على شاشتك والتبويب ظاهر أمامك.
• الرسالة لا تتجاوز 5000 حرف، ويلزم نص أو ملف واحد على الأقل.
• روابط الملفات مؤقتة. إذا ظهرت رسالة بانتهاء صلاحية الرابط فحدّث الصفحة.
• إذا انقطع الاتصال المباشر يظهر غير متصل ويستمر التحديث تلقائياً على فترات.
• من يملك العرض دون الإدارة يقرأ المحادثات فقط، ويرى رسالة بأن الرد وتغيير الحالة يحتاجان صلاحية إدارة المشكلات.
• قائمة المسؤولين الكاملة تظهر لمن يملك صلاحية عرض المستخدمين. غيره يرى غير مُسندة واسمه والمسؤول الحالي.

3.6 المناديب اللايف

المكان في القائمة

المناديب ← المناديب اللايف

الرابط

/admin/live

الصلاحية المطلوبة

المناديب اللايف: عرض. ولإدارة الجلسة والإعدادات إدارة.

الغرض

عرض حالة كل مندوب وموقعه الآن كما تظهر في لوحة المنصة. تُقرأ اللوحة كل دقيقة، وتتحدث الشاشة تلقائياً كل 30 ثانية.
السؤال الذي تجيب عنه الشاشة: من يقف في مكانه الآن، ومنذ متى.

الشاشة جدول وليست خريطة. لكل مندوب رابط يفتح موقعه في خرائط Google.

ما تراه في الشاشة

تحت العنوان سطر آخر قراءة مع الوقت. إن ظهر تنبيه بأن اللوحة لم تُقرأ بعد فراجع جلسة المصدر، انظر القسم 3.9.

بطاقات الإحصاء (ست بطاقات، وكل واحدة منها زر تصفية):

اضغط البطاقة لتصفية الجدول، واضغطها مرة أخرى للعودة إلى الكل.

أعمدة الجدول:

الترتيب ثابت: الأطول وقوفاً أولاً، ثم الأكثر تأخيراً، ثم بالاسم. الصف كله يتلون عند تجاوز حد الوقوف.

البحث: بالاسم أو رقم المندوب. بجانبه عدد المناديب المعروضين.

الإجراءات

• فتح يوم مندوب: اضغط على صف المندوب، فتُفتح شاشة يوم المندوب (القسم 3.8).
• فتح موقع مندوب: اضغط افتح في الخريطة في عمود الموقع، فيُفتح الموقع في خرائط Google في تبويب جديد.
• التحديث اليدوي: اضغط تحديث في أعلى الشاشة.
• التقرير اليومي: اضغط تقرير اللايف.
• الجلسة: اضغط الجلسة والإعدادات لفتح شاشة المزامنة. الزر يظهر لمن يملك صلاحية إدارة.

الحالات ومعانيها

حالة غير معروفة من المنصة تُعرض كما وصلت.

قواعد وتنبيهات

• واقف تعني أن المندوب بقي ضمن نصف قطر محدد من النقطة نفسها. نصف القطر وحد الوقوف يُضبطان في الإعدادات، والعنوان الفرعي للشاشة يذكر نصف القطر الحالي.
• لا يُحسب الوقوف إلا إذا كان الهاتف يرسل موقعه. الموقع الأقدم من 15 دقيقة يُعد قديماً ولا يُحسب وقوفاً طويلاً.
• المندوب الذي لم يُرصد خلال آخر 15 دقيقة لا يظهر على اللوحة.
• المحفظة المعروضة هي رصيد المنصة، وليست المحفظة المسجلة في النظام.

3.7 تقرير اللايف

المكان في القائمة

المناديب ← تقرير اللايف

الرابط

/admin/live/report

الصلاحية المطلوبة

المناديب اللايف: عرض.

الغرض

تقرير يوم واحد لكل مندوب فتح فيه وردية: كم وقف في مكانه، وأطول وقفة، وكم منها بلا طلب، وكم تأخر وعمل، وكم طلباً أنجز في الساعة.
الهدف إظهار من يقف طويلاً ويوصل قليلاً.

ما تراه في الشاشة

شريط الأدوات:

بطاقات الإحصاء: مناديب في ورديات، وقفوا أكثر من المدة المحددة، مستوى مرتفع، وقفوا بلا طلبات وتحتها مجموع المدة، مجموع الوقوف، الطلبات المنجزة.

أعمدة الجدول:

الإجراءات

• فتح يوم مندوب: اضغط على صف المندوب، فيُفتح يومه بتاريخ التقرير نفسه.
• تصدير التقرير: اضبط التاريخ وعوامل التصفية ثم اضغط تصدير Excel. يُنزَّل ملف يتبع تصفية الشاشة.

الحالات ومعانيها

الاستيراد والتصدير

• الملف المنزل بصيغة CSV ويُفتح في Excel.
• أعمدته: رقم المندوب، الاسم، الورديات، دقائق العمل، دقائق التأخير، دقائق الاستراحة، عدد الاستراحات، الطلبات المنجزة، طلبات في الساعة، مرات الوقوف، مجموع الوقوف، أطول وقوف، وقوف بلا طلب، مرات الوقوف بلا طلب، أطول وقوف بلا طلب، نسبة الحضور، رصيد المحفظة.
• المدد في الملف بالدقائق.
• البحث بالاسم في الشاشة لا ينتقل إلى الملف. باقي عوامل التصفية تنتقل.

قواعد وتنبيهات

• يوم العمل ليس يوم التقويم. الوردية التي تبدأ عصراً وتنتهي بعد منتصف الليل تُحسب على اليوم الذي بدأت فيه. لذلك قد تفتح الشاشة بعد منتصف الليل على تاريخ الأمس.
• أرقام المنصة لوقت العمل والطلبات هي مجموع اليوم كله، فلا تُجمع الورديات مرتين.
• طلبات/ساعة لا تُحسب إذا كان وقت العمل أقل من ربع ساعة.

3.8 يوم المندوب

المكان في القائمة

لا يوجد عنصر مستقل. تُفتح بالضغط على مندوب في المناديب اللايف أو تقرير اللايف

الرابط

/admin/live/riders/<رقم المندوب>

الصلاحية المطلوبة

المناديب اللايف: عرض.

الغرض

كل ما سُجّل للمندوب في يوم واحد: وردياته، الأماكن التي وقف فيها، حالاته عبر اليوم، ومساره.

ما تراه في الشاشة

شريط التاريخ: زرا اليوم السابق واليوم التالي، وحقل التاريخ، ثم حالة المندوب الآن ورقم جواله.

بطاقات الإحصاء (ست بطاقات):

إذا وُجد تقرير أداء لليوم نفسه يظهر سطر يلخصه: الحضور، القبول، المنجز، الساعات الضائعة.

بطاقة الأماكن التي وقف فيها:

تُعرض كل وقفة استمرت 10 دقائق فأكثر. الوقفات مرتبة من الأطول إلى الأقصر.

بطاقة حالاته خلال اليوم: شريط واحد ملون يمثل اليوم، مع مفتاح الألوان، وتحته سطر لكل وردية يذكر وقتها ووقت العمل والتأخير وعدد الطلبات.

الألوان: الأخضر يعمل، الأزرق جاهز، الأحمر متأخر، البرتقالي استراحة، الرمادي لم يبدأ.

بطاقة مسار اليوم: رسم تقريبي للمسار. النقطة الخضراء بداية اليوم، والداكنة نهايته، والدوائر أماكن الوقوف. الدائرة الأكبر وقفة أطول، والحمراء وقفة تجاوزت الحد.

الإجراءات

• التنقل بين الأيام: اضغط اليوم السابق أو اليوم التالي، أو اختر تاريخاً من الحقل. لا يمكن اختيار تاريخ مستقبلي.
• فتح مكان وقوف: اضغط افتح في الخريطة في صف الوقفة، أو اضغط الدائرة في رسم المسار.
• فتح المسار كاملاً: اضغط المسار في خرائط Google في بطاقة مسار اليوم.
• تنزيل كل نقاط الموقع: اضغط كل النقاط (Excel). يُنزَّل ملف CSV فيه: الوقت بتوقيت الرياض، خط العرض، خط الطول، الدقة بالمتر، الحالة، وهل كان معه طلب.
• روابط أخرى: تقرير اللايف يعيدك إلى التقرير بالتاريخ نفسه، وملف المندوب يفتح ملفه إن كان مسجلاً في النظام.

قواعد وتنبيهات

• الشاشة تفتح على يوم العمل الذي فيه وردية المندوب الجارية، وليس على يوم التقويم.
• الساعات بعد منتصف الليل تتبع يوم العمل الذي بدأت فيه الوردية.
• الرسم يستخدم عينة من النقاط عند كثرتها. الملف المنزل يحتوي النقاط كلها.
• رابط المسار في خرائط Google يمر بعدد محدود من النقاط، فهو تقريبي.
• إذا لم توجد نقاط كافية تظهر رسالة بأنه لا توجد نقاط موقع كافية لرسم المسار.

3.9 جلسة المصدر للبيانات اللايف

المكان في القائمة

الأداء ← المزامنة مع المصادر

الرابط

/admin/sync

الصلاحية المطلوبة

صلاحية عرض شاشة المزامنة، والمناديب اللايف: إدارة للتحكم في الجلسة والإعدادات.

الغرض

شاشات اللايف تقرأ بياناتها من لوحة المنصة. ولكي تُقرأ اللوحة يجب أن يكون هناك تسجيل دخول فعّال إلى المنصة.
بعبارة بسيطة: يسجل موظف مخوّل الدخول إلى المنصة مرة واحدة، فيواصل النظام قراءة اللوحة كل دقيقة في الخلفية. عندما تنتهي الجلسة تتوقف القراءة حتى يُسجَّل الدخول من جديد.

هذه البطاقة، وعنوانها جلسة لوحة المناديب المباشرة، جزء من شاشة المزامنة المشروحة في فصلها. نذكر هنا ما يخص اللايف فقط.

ما تراه في الشاشة

حالة الجلسة في أعلى البطاقة، وتحتها: وقت تسجيل الدخول، تنتهي الجلسة (متوقع) مع الوقت المتبقي، آخر قراءة ناجحة، آخر ساعة بعدد القراءات الناجحة والفاشلة، اليوم بعدد نقاط الموقع، مناديب في آخر قراءة، وآخر خطأ إن وُجد.

الحالات ومعانيها

الإجراءات

تسجيل الدخول إلى المنصة

1. اضغط زر فتح تسجيل الدخول في البطاقة.
2. سجّل الدخول في النافذة التي تظهر بحسابك في المنصة ورمز التحقق.
3. عندما يظهر جدول المناديب أغلق النافذة.
4. تُقرأ اللوحة تلقائياً، وتظهر رسالة بعدد المناديب الذين قُرئوا.

إجراءات أخرى

• فحص الجلسة: اضغط فحص الآن. تظهر رسالة بأن الجلسة تعمل مع عدد المناديب، أو بأن القراءة تعذرت ويلزم تسجيل الدخول من جديد.
• حذف الجلسة: اضغط حذف الجلسة ثم أكّد. تتوقف القراءة حتى تسجّل الدخول من جديد.
• إيقاف القراءة أو تشغيلها: استخدم مفتاح قراءة اللوحة تلقائياً.

ضبط الإعدادات

اضغط حفظ الإعدادات بعد التعديل. القيمة خارج المدى تُرفض.

قواعد وتنبيهات

• تنتهي الجلسة كل 24 ساعة تقريباً، ويصل تنبيه لتسجيل الدخول من جديد. يتلون وقت الانتهاء بالأحمر عندما يبقى ساعتان أو أقل.
• لا يحفظ النظام كلمة المرور ولا يرى رمز التحقق.
• إذا كانت الجلسة فعّالة وضغطت زر تسجيل الدخول، يقرأ النظام اللوحة مباشرة ويخبرك بأنه لا حاجة لتسجيل الدخول. استخدم تسجيل الدخول من جديد لفتح النافذة رغم ذلك.
• فتح النافذة وإغلاقها وحذف الجلسة وتغيير الإعدادات تُسجَّل في سجل النشاط.

أسئلة شائعة